Un comunicado de prensa es, como principio, una declaración escrita de lo que una empresa u organización quiere decir a los medios (noticia, lanzamiento, mensaje corporativo, postura, entre muchos otros temas).
Redactar un comunicado o boletín de prensa, implica que lo primero que debemos hacer es: crear el título de nuestro comunicado, eso nos permitirá desarrollar un contenido consistente con el título.
Hay que realizar «títulos vendedores», atractivos para captar la atención de los medios y de quienes nos van a leer, títulos de tres párrafos, por ejemplo, son un error fatal, pero suceden más a menudo de lo que ustedes piensan.
Algunos periodistas con los cuales he platicado, me han externado que, dependiendo de la fuente que cubren, reciben entre 20 y 40 comunicados o más de prensa al día.
Para que ese periodista se decida abrir nuestro comunicado y, cómo siguiente paso publicarlo, debemos haber hecho la información atractiva y fácil de entender y de publicar para el periodista.
Es común que los profesionales del mundo RP trabajen a la inversa, primero colocan los contenidos que tienen a la mano, pulen un poco esos contenidos y luego forzan un título que encaje con el contenido.
Con esa práctica usualmente los boletines están llenos de inconsistencias en el mensaje, hay muchos errores ortográficos y de sintaxis, y no existe un hilo conductor en la noticia.
En cuanto al formato, los títulos usualmente tenemos que ponerlos en negritas, con un letra más grande que el resto de la información. Lo correcto es que la primer letra sea en Mayúscula y las otras en minúsculas, pero muchos acostumbran que cada letra inicial de cada palabra del título vaya en mayúscula. Es un estilo que muchas empresa han consolidado y, aunque equivocado, ya se ha aceptado así.
El tiempo del comunicado usualmente es en pasado, en tercera persona del singular o plural (el, ellos), no debemos hablar en primera persona, ello implicaría que el periodista al momento de publicarlo, tome como suyos esos comentarios y eso no lo van a hacer. Podemos hablar también en presente, siempre y cuando la información que se dé a conocer suceda el mismo día en que se libera el comunicado. O hasta en futuro, si es que nos adelantamos a la noticia.
El comunicado de prensa debe escribirse como queramos que salga publicada la noticia. Una gran parte del contenido de dicho comunicado deberá ser el mensaje clave a transmitir, pero hazlo en forma breve.
En mi experiencia, comunicados de menos de páginas son mejor aceptados, que boletines con una extensión mayor. Los boletines largos son desechados con mayor facilidad, incluso si la noticia es buena.
Además, tratemos de que dicha noticia se encuentre explícita en los primeros cinco párrafos de tu comunicado, muchas veces, sobre todo los medios electrónicos, no retoman todo tu comunicado, entonces, si resumes la idea principal en los primeros cinco párrafos, eso será lo que podrán utilizar.
No se te olvide comenzar el primer párrafo con el lugar-sede dónde se está emitiendo el anuncio y la fecha, por ejemplo: Ciudad de México, a XX de abril de 2018.- (y ponlo en negritas). Es común que posterior a la fecha se coloque el dato de la empresa que está realizando el anuncio.
Comparte un mensaje sencillo y claro, nada rebuscado, para que facilites la lectura. Utiliza párrafos cortos, de dos o tres líneas, evita párrafos mayores a eso, porque tu lector se va a aburrir y puede no entender el mensaje.
Incluye un Bolier Plate o mensaje acerca de quién es la empresa, o quién emite el comunicado.
Finalmente, ponle datos de contacto, en caso de que los periodistas quisieran mayor información, aunque este sucede muy poco, es una gentileza que debes conservar.
Con estos consejos, apenas estoy rascando en la superficie de cómo debemos elaborar comunicados de prensa que generen mayor impacto, si deseas conocer más consejos, déjamelos saber en tus comentarios.
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El autor ha sido directivo de Relaciones Públicas por más de 15 años, siendo titular de la comunicación en algunas de las más importantes empresas transnacionales de nuestro país. Actualmente dirige a la agencia de relaciones públicas Communika.
